寫畢業論文的同學注意了

weit

        每年的畢業論文寫作都會人很多人頭疼，且不說論文內容讓人費盡心思，就連論文的一些格式設置有時候也會讓大家頭疼，什么“樣式”“自動編號”“頁眉頁腳（頁碼）”“尾注題注”“自動目錄”“交叉引用”“頁面設置”以及公式對齊、參考文獻標注等等問題，大家都會遇到，這時候才知道其實我們對最“熟悉”的office軟件是多么陌生。本人也經歷過寫論文的過程，也是從那時候開始對word和excel的應用看得多了一些，也幫別人解決過一些問題，不敢說自己的水平有多高，但是對論文格式編排還是比較熟悉的，在此對寫論文的各位提幾點自己的建議，希望您能從中受益：
       原則: 內容與表現分離。一篇論文應該包括兩個層次的含義：內容與表現，前者是指文章作者用來表達自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個文章的章節段落結構等，而后者則是指論文頁面大小、邊距、各種字體、字號等。相同的內容可以有不同的表現，而不同的內容可以使用相同的表現。Word 倡導一種所見即所得的方式，將編輯和排版集成在一起，使得作者在處理內容的同時就可以設置并立即看到其表現。可惜的是很多作者濫用，將內容與表現混雜在一起，花費了大量的時間在人工排版上，然而效率和效果都很差。本文所強調的“內容與表現分離”的原則就是說文章作者只要關心文章的內容，所有與內容無關的排版工作都交給Word 去完成，作者只需將自己的排版意圖以適當的方式告訴Word。因為Word 不僅僅是一個編輯器，還是一個排版軟件，不要只拿它當記事本或寫字板用。
        關于排版的幾點 建議：
       1.一定要使用樣式。除了Word 本身所提供的標題、正文等樣式外，還可以自定義樣式。如果你發現自己是用選中文字然后用格式欄來設定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的話，最好就定義一個樣式。而且當你不經意間自己改變某個段落的格式時，Word都會自動生成一種新樣式，最后你會發現整篇論文樣式非常多，修改起來極為不便。對于相同排版表現的內容一定要堅持使用統一的樣式。這樣做能大大減少工作量和出錯機會，如果要對排版格式（文檔表現）做調整，只需一次性修改相關樣式即可。使用樣式的另一個好處是可以由Word 自動生成各種目錄和索引。
       2.一定不要使用空格來對齊。只有英文單詞間才會有空格，中文文檔沒有空格。Word有自己的對齊方式，所有的對齊都應該利用標尺、制表位、對齊方式和段落的縮進等來進行，包括公式的居中和公式編號右對齊等等。推薦大家使用制表位來對齊公式，具體方法參見[論文書寫提效篇3] 利用制表位快速對齊公式。同理不要用回車鍵來調整段落間距離（應使用“段落”中的“段前（后）”距離），也不要用回車鍵來實現換頁。應使用“分頁符”。
       3..一定不要自己敲編號，一定要使用交叉引用。如果你發現自己打了編號，一定要小心，這極可能給你文章的修改帶來無窮的后患。標題的編號可以通過設置標題樣式來實現，表格和圖形的編號通過設置題注的編號來完成。在寫“參見第x 章、如圖x 所示”等字樣時，不要自己敲編號，應使用交叉引用。這樣做以后，當插入或刪除新的內容時，所有的編號和引用都將自動更新，無需人力維護。并且可以自動生成圖、表目錄。關于如何使用尾注和交叉引用，具體方法參見[論文書寫提效篇1] 參考文獻標號及格式整理流程。關于標題的編號方法，具體參見 [論文書寫提效率篇2]標題格式和編號的整理流程——快速設置標題并自動編號。
      4.繪圖。統計圖建議使用Execel 生成，框圖和流程圖建議使用Visio 畫。
      5.參考文獻的編輯和管理。如果你在寫論文時才想到要整理參考文獻，已經太遲了，但總比論文寫到參考文獻那一頁時才去整理要好。應該養成看文章的同時就整理參考文獻的習慣。手工整理參考文獻是很痛苦的，而且很容易出錯。Word 沒有提供
管理參考文獻的功能，但可以用插入尾注的方法實現。
      6.使用節。如果希望在一片文檔里得到不同的頁眉、頁腳、頁碼格式，可以插入分節符，并設置當前節的格式與上一節不同。
      上述幾點都是關于排版的建議，還是要強調一遍，作者關心的重點是文章的內容，文章的表現就交給Word 去處理。如果你發現自己正在做與文章內容無關的繁瑣的排版工作，一定要停下來學一下Word 的幫助，因為Word 早已提供了足夠強大的功能。
      但是Word可靠性和穩定性也不是不用懷疑的，經常遇到“所想非所見”、“所見非所得”的情況讓人非常郁悶。如果養成良好的習慣，這些情況也可以盡量避免，即使遇上，也可以將損失降低到最低限度。建議如下：
       7.使用子文檔。學位論文至少要幾十頁，且包括大量的圖片、公式、表格，比較龐大。如果所有的內容都保存在一個文件里，打開、保存、關閉都需要很長的時間，且不保險。建議論文的每一章保存到一個子文檔，而在主控文檔中設置樣式。這樣每個文件小了，編輯速度快，而且就算文檔損壞，也只有一章的損失，不至于全軍覆滅。建議先建主控文檔，從主控文檔中創建子文檔，個人感覺比先寫子文檔再插入到主控文檔要好。
      8.及時保存。設置自動保存，還有一有空就ctrl+s。
      9.多做備份，不但Word 不可靠，windows 也不可靠，每天的工作都要有備份才好。注意分清版本，不要搞混了。Word 提供了版本管理的功能，將一個文檔的各個版本保存到一個文件里，并提供比較合并等功能。不過保存幾個版本后文件就大得不得了，而且一個文件損壞后所有的版本都沒了，個人感覺不實用。還是多處備份吧。
     10.插入的圖片、和公式最好單獨保存到文件里另做備份。否則，哪天打文檔時發現自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉，哭都來不及了。
      其他建議:
      11. 使用大綱視圖寫文章的提綱，調整章節順序比較方便。
      12. 使用文檔結構圖讓你方便的定位章節
      13. 使用文檔保護。方便文章的審閱和修改上面的建議并不全面，但相信比較管用。
       說了這么多，大家如果還有疑問，自己花些時間研究一下Word 的幫助，相信會有事半功倍的效果。個人建議大家遇到問題多自己探索，自然會有收獲的。
       如果大家實在有問題解決不了或者無心去學習這些操作，我可以幫大家解決論文格式編排問題，本人QQ：413183242.
       最后祝各位畢業生論文寫作順利，答辯順利，日后工作順利！

helloshigy

厲害啊  有幾條還不會呢 正在學習。學會了必然大大提高效率啊

dzy2006

了解了不少知識，多謝！

在路上1990

謝謝樓主！

weit

補充得好啊

liangmin

猶如久旱逢甘雨，謝謝樓主！

琥珀囚徒

好東西值得學習

shuaiyongd

henhao ,學習一下

yepiaoying

mark要做個標記

hsh_taotao

樓主厲害，好多東西俺都不知道，一直都用空格和回車對齊呢。學習后改進。