物料編碼有哪些原則和方法

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在企業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)中，物料編碼的確定往往是比較頭痛的事情，因為編碼方案既要考慮現(xiàn)實，又要考慮長遠，既要考慮使用習慣，又要講究科學規(guī)范。如果考慮不周，包含不全，編碼規(guī)則就得經(jīng)常修改，不僅造成工作量增大，還影響系統(tǒng)運行。因此，怎樣制定一套完整實用，擴充性強，又能滿足系統(tǒng)要求的編碼方案，是每個企業(yè)在信息化建設(shè)中都必須解決的問題。本文就編碼的一些思路和做法進行必要的闡述。

1、物料的定義及編碼的作用

首先我們要明白物料的含義是什么，根據(jù)ERP系統(tǒng)的通用定義，“物料”是為了產(chǎn)品出廠，需要列入計劃的一切不可缺少的物資的統(tǒng)稱，不只是原材料或零件，還包括毛坯、在制品、半成品、成品、外購件、包裝材料、產(chǎn)品說明書，甚至還包括工裝工具、勞保用品、能源等等的一切物料。

ERP系統(tǒng)要利用計算機來處理大規(guī)模的數(shù)據(jù)，物料編碼作為關(guān)鍵數(shù)據(jù)是人和計算機使用所有其他數(shù)據(jù)元素的基礎(chǔ)，它可以記錄生產(chǎn)過程中物料的運動變化情況，跟蹤物料的動向。物料數(shù)據(jù)有了規(guī)范化的編碼，還能便于計算機識別和檢索，便于對物料進行高效、有序的管理，便于系統(tǒng)對物料進行分類、檢索與統(tǒng)計，以及便于物料信息的交換與共享，所以物料編碼是ERP系統(tǒng)中作為的一個關(guān)鍵主數(shù)據(jù)是決不可少的。但是在ERP系統(tǒng)中物料代碼最主要的是作為物料的標識符來使用的，而不是一種描述符，因此物料編碼并不要求帶什么含義，最根本的是要到做唯一性就行了，即：一物一碼。同一種物料，不論出現(xiàn)在什么產(chǎn)品上，只能用同一個代碼；而不同的物料，那怕有極微小的區(qū)別也不得用同一個代碼。一般地，只要物料的物理或化學性質(zhì)有變化、只要物料要在倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進行鉆孔，緊接著進行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是沖壓、入庫、領(lǐng)料、鉆孔、入庫、領(lǐng)料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài)，必須取不同的物料編碼。

2、編碼的原則

從ERP系統(tǒng)的技術(shù)角度來看，并不需要編碼自身表示出多少信息，也不要求有什么含義，系統(tǒng)只要求每項物料都有一個唯一的代號就行了，用流水號表示編碼也是可以的，而且具有適應(yīng)性強、彈性空間大的優(yōu)勢。但是通常人們認為編碼還是應(yīng)該有一定含義的，希望通過編碼一看就知道是什么東西，編碼能代表物料的一些屬性。但物料的含義太多以后就會給編碼帶了很大的難度，因為物料對于不同的部門有著不同的屬性需要，想要將所有的屬性都反映到編碼中去，必須考慮的眾多的因素，必然使編碼規(guī)則變得復(fù)雜和繁瑣，編碼的長度也會隨著滿足特性的要求而不斷地延長，而有很多物料的屬性還是在不斷發(fā)展變化的，也是不可預(yù)測的，這樣在編碼中如何分類，如何給位，造成了不確定性，如果預(yù)計不足或考慮不周，將來碼位不夠用時，就要修改編碼規(guī)則，必須將以前所有的物料編碼全部清除后再按新的規(guī)則進行編碼，這對系統(tǒng)來講是一個致命的打擊。其實物料的屬性信息可以在系統(tǒng)中通過屬性字段的描述來定義，如SAP系統(tǒng)中就有許多管理物料屬性的字段，通過這些字段可以反映物料多方面的信息，所以更多的含義是作為屬性字段放入到主數(shù)據(jù)記錄中去。同時，軟件系統(tǒng)提供了全面的檢索途徑，不需要僅靠編碼來進行查詢，所以編碼只要符合以下一般性原則就行了。

唯一性：物代碼要唯一識別，不能有二意性，不能重復(fù)；

標準化：盡量采用國際標準、國家標準和部級標準；

簡單化：物代碼要簡單明了，易讀、易懂、易使用；

快捷性：有快速識別、快速輸入和計算機快速處理的性能；

連續(xù)性：有的代碼要求繼承原來代碼的特性；

系統(tǒng)性：要全面、系統(tǒng)地建立物代碼的體系結(jié)構(gòu)；

可擴展性：所有代碼要留有余地，以便擴展。

3、物料編碼的方法

當然現(xiàn)實中采用無含義流水號編碼的企業(yè)并不多，因為沒有一點含義人們是極不習慣的。從存在就是合理的角度講，有一些含義未嘗不可。簡單的分類也不影響編碼的編制難度，但其含義層不應(yīng)該超過三個層次，不要考慮更復(fù)雜或詳細的規(guī)則，在將物料的屬性放到編碼中去的時候，應(yīng)該只考慮重要的，不變的，重要特征的屬性，變動屬性不應(yīng)納入編號中。

分類是將具有不同屬性或特征的信息區(qū)別開來的過程，是確定分層與屬性編碼的基礎(chǔ)。分類一般有兩種方法，即線分類法和面分類法。線分類法是一種層級分類法，將數(shù)據(jù)逐次分成有層級的類目，類目間構(gòu)成并列和隸屬的關(guān)系，形成串、并結(jié)合的樹形結(jié)構(gòu)。例如，四機廠外購件分為56個大類，每個類目里有若干個中類，中類下面還有很多的小類，這種分類方法就是線分法。另一部分代碼可采用面分類法，該法根據(jù)分類對象各自的特征，分成互不相關(guān)的面，面之間不存在從屬關(guān)系，因而不存在交叉和重復(fù)，而且順序固定。如產(chǎn)品、部件和零件，不反映隸屬關(guān)系時，只按功能進行分類，可用面分法。盡量不要將物料的使用屬性作為分類的依據(jù)，因為它是不穩(wěn)定的，而采用自然屬性作為分類的依據(jù)則比較可靠。

物料相當單純時，只要將物料簡單分類為幾項即可，物料分類項目多了，就顯得很不方便。若物料相當復(fù)雜時，就要將大分類再加以細分一下，層次不宜太多，含義也不要太多，因為追求編碼的全息化將導(dǎo)致巨大的工作量。

物料編碼應(yīng)盡量簡短，統(tǒng)一，編碼含義應(yīng)遵循簡單的原則，編碼分配應(yīng)遵循統(tǒng)一的原則。編碼的目的就是在求簡化,因此編號位數(shù)愈少愈好。這樣可以節(jié)省閱讀、抄寫、輸入的作業(yè)時間,增加數(shù)據(jù)處理的效率。同時,由于編碼簡短,在處理的過程中出錯的機率也會相應(yīng)的降低。因為生產(chǎn)控制要求每項生產(chǎn)活動和庫存變化都記入計算機，由于處理數(shù)量很大，為了提高系統(tǒng)的運行效率，物料代碼應(yīng)盡量簡短。在SAP系統(tǒng)中要求編碼不能超過18位。

編碼中還應(yīng)盡量避免使用英文字母和一些特殊符號，最好全部用阿拉伯數(shù)字來編號。一則可以使鍵入編碼的作業(yè)效率提至最高,

二則可以避免數(shù)字與某些英文字母因為形象雷同容易產(chǎn)生混淆的情形。常有人為了讓編號段落分明而在編號中使用「一」符號,或者在編號中夾雜著「*」「.」「/」?等特殊符號。這些符號的使用將影響輸入的效率,而在口述編號時也會造成不便,因此最好避免采用。

4、幾種方案的分析比較

4.1在PDM系統(tǒng)中采用的是分層含義碼，每層都代表了不同的技術(shù)參數(shù)或物料的特殊屬性，如零部件的編碼是按形狀、功能、尺寸、表面處理、硬度等級等參數(shù)為特征的含義碼。這種分類方法可以方便相似形分類查找，也消除了隸屬碼的借用關(guān)系，但記憶編碼的含義是不可能，更嚴重的是將來這些含義參數(shù)發(fā)生變化后，可能導(dǎo)致碼值不夠用而產(chǎn)生代碼溢出，這樣會導(dǎo)致整個編碼規(guī)則的變更。

4.2有人提出來用現(xiàn)有圖號加版本號做物料編碼，因為圖號是大家熟悉和習慣使用的，很容易被大家所接受，也有的企業(yè)將圖號與物料編碼合二為一，這樣做既統(tǒng)一又規(guī)范，減少了很多的麻煩，但是圖號并不是與物料一一對應(yīng)的，圖物不相符的情況仍然存在，有一些虛擬件、中間件的圖號不規(guī)則，或者就沒有圖另外在生產(chǎn)過程中由于為了應(yīng)付緊急的交貨期，產(chǎn)生了大量的臨時圖紙，這種圖紙也沒有正規(guī)的編號，但物料入庫卻是需要編碼的。不定期有圖紙在更改的過程中，有的更改有版本號，而一些小的更改是沒有版本號的，如材質(zhì)的替換，物料本身變了，但圖號并沒有改變，都會產(chǎn)生圖物不符的情況。特別目前四機廠圖紙編碼新舊規(guī)則不一樣，長度也不一樣，會導(dǎo)致編碼規(guī)則和結(jié)構(gòu)的不統(tǒng)一等問題。

4.3 物料編碼規(guī)則的新思路

按物料的總體分類，可以將物料分為產(chǎn)品、部件、零件、毛坯、工裝件、外購件、標準件等幾類，每一類下面再進行細分為若干類，如：考慮到靠行業(yè)和國家的標準，以及今后物料的發(fā)展和擴充，四機廠外購物料號可仍然采用了中石化集團的物資標準分類代碼的前兩位(即56大類分類碼)，后面的中類和小類碼分的很細，可以進行簡化和合并，縮短結(jié)構(gòu)，同時加長流水碼的位數(shù)。這樣兩位大類碼、三位中類碼、五位流水碼就解決了問題。采用阿位伯數(shù)字編碼，便于計算機的操作和輸入，也增加了編碼的彈性空間，為將來物料的變化提供了可容的空間。

5、物料編碼如何維護

在ERP系統(tǒng)中企業(yè)所有的物料應(yīng)該是一個統(tǒng)一的編碼，要統(tǒng)一編碼，就需要有一個專門的部門或?qū)�業(yè)的小組來進行統(tǒng)一的維護，大家都使用一個源頭出來的數(shù)據(jù)，才能保證唯一性和統(tǒng)一性。在企業(yè)中由于過去信息只是在部門內(nèi)部管理，往往同一種物料，在這個部門叫A，而在另一部門叫B，不僅代碼不一致，連名稱、規(guī)格、型號的叫法和寫法都不同，外購進廠的物料供應(yīng)商的叫法、寫法也與企業(yè)的不盡相同。要想達到數(shù)據(jù)共享，資源統(tǒng)一，物料的名稱、規(guī)格、計量單位等數(shù)據(jù)的基本屬性也要統(tǒng)一，同時還要對物料的使用范圍的一定的規(guī)定，設(shè)計人員要盡量使用企業(yè)現(xiàn)有的庫存物料，最大限度地利用庫存，在選用物料方面有一定的范圍控制，不然會造成采購品種增加，庫存上升，因此統(tǒng)一維護數(shù)據(jù)就顯得十分重要。那么由什么部門、什么人來進行編碼，需要企業(yè)根據(jù)自己的情況來做出決定。但如果遇到新的物料時，需要通過編碼申請流程進行審批，先由編碼維護人員在系統(tǒng)中維護好后再行使用，這樣就能保證ERP系統(tǒng)中物料的一致性和統(tǒng)一性，否則多頭管理必然帶來一定的混亂。